政采业务背后的IT及OA企业管理乱象

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IT及OA行业是第一个实行政采的行业，快普在大量实施全国各地IT企业过程中，总结发现这类企业普遍存在以下几大管理乱象：

一、业务灵活带来的管理问题：合同标的与实际供货不一致的问题，实际供货又由于各种原因造成不断变更的问题，还有很多先供货后签合同的现象，政采客户属于强势客户，随意性很大，造成前端业务必须非常灵活，客户至上嘛，但后台管理又必须要求规范，这是个“企业管理规范与业务灵活之间”的矛盾问题，很多管理系统要么把业务给管死了，要么为了业务的灵活，造成后台管理一团乱麻，系统数据与现实数据完全不同步，埋下重大隐患；

二、商品信息重复造成库存混乱问题：销售人员为了做销售订单，由于这时商品名称不明确、或存在大量变更、或不同销售人员新增理解不同等原因，造成商品信息录入不可能规范，销售及采购人员对同一商品，却新增了不同的商品信息，出库时仓管人员要么发错货，要么发现没这个货；

三、大量重复客户造成应收款混乱问题：一种情况是一个单位存在多个下属部门采购，由于配件耗材及服务可能由各部门单独采购，对账核销也要求按部门进行，所以新增了不同的客户信息，但设备又可能集中由单位进行统一采购，而且即使是部门采购的在开票及打款时用的又都是同一个单位；还有一种情况是同一个大客户，不同项目不同业务可能会由多个销售人员同时跟进，这样很容易新增了不同的客户信息，开单收款核销大量错乱，造成大量应收款对不上；

四、国库集中支付造成应收款混乱问题：政采业务在销售时出库单及发票是开给各需求单位的，但款项是统一由国库集中支付，现实中无法及时核对某笔财政支付款到底包含哪些单位的款，造成收款单位与核销单位不一致，引发应收款大量对不上；

五、采购直发造成往来帐款混乱问题：大批采购为了节约运费，往往采购时让上游供应商把货直接发到客户现场，这时仓库不存在入库出库管理，业务量大时采购和销售部门最容易忘记做单，造成应收应付款错误；

六、“先货后票”及“先票后货”造成帐款混乱问题：政采一般先出货，再开票，然后才可能催款，但很多进销存软件是一出货就产生应收款，根本分不出哪些已经开票了，是可以催收的真正应收款，有些其实还不是应收款，和客户根本无法对帐。有些客户关系好的单位或者年底各单位集中花钱，合同一签就先开票验收，直接付款，货等到需要时再安排供货，供货时又涉及大量变更，实际开单金额与开票收款金额不一致等等，这些灵活的业务造成后台管理及帐款的混乱；很难直接跟进合同到底出了多少货，开了多少票，回了多少款等；

七、成本核算不准确问题：每一个项目采购量不同，上游批的价格也不同，同样商品不同的项目在一个仓库加权平均后，出库成本根本不准，造成业绩核算根本不对。而且很多公司既有做政采，又有做分销或零售业务，政采业务要按项目核算成本，分销和零售又要按加权平均进行核算，造成业绩核算困难；

八、采购返款管理混乱：IT及OA行业实行大量后返政策，返款是企业重要利润来源之一，到底上游承诺了多少返款，已经确认了多少，有多少核销了，还有多少没核销，有多少是要返给业代的，有多少是渠道的过路返款等等，采购返款就是一本往来帐，这是很多企业最容易忽略也是最乱的地方；

九、业务帐与财务帐分开做造成大量对不上帐问题：很多企业由于之前找不到合适的ERP系统，所以分别上了进销存软件和财务软件，造成信息孤岛。很多企业在上线快普做期初建帐时才发现原来的系统大量业务帐与财务帐对不上，销售部所确认的应收款与财务的应收款对不上，进销存系统的库存与财务系统的库存余额根本对不上，采购部所确认的应付款与财务的应付帐款竟然差了上百万，把老板都吓出冷汗来了。过去的系统财务报表一般到次月10日甚至有些到20日才能出来，财务数据与业务数据严重不同步，这时一旦出现偏差，这十几二十天的数据，对帐工作量将非常大，部门间产生相互推诿扯皮，很多时候大家明知有问题也只能隐藏起来，越积越乱，有些公司的财务主管强烈抵触更换系统，生怕暴露问题；

十、客户关系维护问题：老板都在一线开发大客户，但客户开发出来后，如何让销售人员持续跟单并维护好客户关系，持续为企业带来价值，而不至于开发一个丢一个，这也是IT及OA企业的困惑问题之一。