【微课堂】工程项目为什么迟迟验收不了？竟然是因为这...

快普市场部

　　项目从投标、中标、施工、竣工验收整个过程中都有大量的内业资料。如何确保各项内业资料能够及时、完整的收集与保存，是项目管理过程中重要的内容。因为各种内业资料种类、数量繁多，如何进行有效的项目内业管理，成为项目型企业的管理困扰！

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　　1、项目内业管理杂乱：缺乏系统性的集中存储与安全共享，内业存放不规范不便于数据查阅。
　　2、项目内业易缺失：也许一年前的项目一年后才补缺失的文档，然而当时的经手人已经离职，要联系经手人签字盖章，难度大，成本高。
　　3、项目内业管理成本高：工程企业内业管理部门，通常一个大型项目需要一个资料员整理资料，小型项目一般几个项目需要一个资料员。人力成本高，而且人工操作，易出现失误，效率低。
　　4、项目内业提前检查难：无法实时查看、督办、校验项目内业，难以及时进行检查与提醒相关责任人。

客户现场项目内业图  　　

　　
　　厦门快普公司的项目文档管理功能，能有效解决以上管理难题，实现项目内业有效管理。支持事前规划、自动统计、方便校验、督促催办等核心功能。

1、事前规划

　　文档计划模板是整个项目文档管理的核心。在事前把项目过程中需要收集的文档计划出来。可以按单据或项目两个维度来进行规划，并把每种单据或项目所要求的项目文档数量设置好。值得一提的是，按单据控制的类型，快普系统直接根据所有业务单据智能自动生成文档所需数量。

　　如下图所示，附件类型规范出所需的项目内业，设置按项目控制或单据控制（单据控制时需列明什么单据），并且设定好负责人或负责角色，以及项目内业要求的数量。最后有示例帮助说明附件要求。

　　事先规划、分类、汇总各类型项目需要匹配的相应内业，企业可根据公司内部的项目类型合理设置相应的文档计划模板。让文档管理更规范，更高效。

2、实时校验、提醒、催办

　　项目执行过程中，项目负责人容易出现内业遗漏的情况，比如：合同与实际不一致，供货过程不断发生变化，而签证单却忘了做。而如何帮助企业各级人员实时校验项目内业是否缺漏与及时督促催办责任人是传统软件难以解决的管理难题。

　　快普系统可以根据所有业务单据自动计算各类内业所需数量，一旦遗漏即可校验并提醒负责人及时催办责任人。省却了人工繁琐的交流解释，提前预防内业缺失，避免造成经济损失。

3、基于项目维度所有内业自动归集汇总

　　在项目完结后，久而久之常常会发现一些项目内业已经慢慢遗失，维护所有的项目文档难度大，成本高。

　　项目执行过程中，按项目、按文档结构自动归集，并可实时查看项目内业的完整性。快普文档管理基于项目型企业管理需求，按照项目维度统一进行项目文档全面汇总，高效处理文档索引与查询问题，让项目文档实现落地化、规范化管控。

　　快普文档管理功能体系为用户提供了丰富的应用功能，实现科学规划、多级管理、实时校验提醒、催办，并以项目维度实现所有内业自动存储汇总。全面支持企业文档积累、分享、全过程内容管理与控制。厦门快普整合管理平台提供了强有力的后台支撑，确保实现和实时管理各类丰富的前端文档。