快普整合学院 -【2019快普信息化评选案例】:成都图文办公系统有限公司 - 活动专栏 -
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【2019快普信息化评选案例】:成都图文办公系统有限公司

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发表于 2020-4-3 10:06:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 快普市场部 于 2020-4-3 10:12 编辑

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公司简介

  20年来,成都图文秉承“品质铸就辉煌”的品牌意识,在“同事乐意、客户满意、经营得意、发展如意”的经营理念指导下,公司通过科学组织,精心设置架构,实现专业、专人、专岗,做到人尽其职,人尽其能,为高效和智能地为客户服务奠定了人才和组织基础。时至今日,我们已经成为业内优秀,专业的服务商并得到了众多客户的好评,而这些殊荣除了我们自身的努力,更多的是来自于您对我们长期的支持与鼓励。

  “诚信、有爱、责任“是成都图文的核心价值观,有梦想,有事做,能爱人,这是每一位图文人应该具备的职业素养。做人做事诚信,把爱带给客户,我们的服务让客户感到轻松和愉悦........这是需要我们一直坚持的。未来,我们还将一如既往的为之而奋斗!

上线快普前的困扰

  公司主要的困扰集中在,库房管理系统、客户管理系统和财务固定资产管理系统都是由独立的操作系统进行完成的。从而公司没有做到合理的整合,使各部门间的资料及信息不能共通,没有足够的优化公司的各项资源。简单举例,如下:

  A、供销存板块:为了全方位满足客户的需求,公司的产品种类比较多。虽然有独立的库房管理软件,但是该软件与财务往来账务核销是分离开的,故而导致公司从采购货品-付款;到销售货品-收款等环节不能够形成统一,从而导致财务及库房管理较为吃力。

  B、客户档案管理:我公司根据产品类型,将客户分为几大类。但是由于客户管理系统的独立性,没有办法通过客户的名称建立完善的客户档案,如客户的销售记录、客户的机器类型、客户的回款等等重要资料,给优化客户管理带来了阻碍。

  C、机器管理:对于客户的机器及我公司租赁的机器,公司采用的是Excel表格进行管理。虽然Excel表格的公式非常强大,但是也只能够针对单台次的机器,不能很直观的看出机器流转的过程。

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快普解决方案

  (1)、供销存方面:

  A、 如采购:因我公司的特殊性,采购和库房不在同一办公地点,以前都是通过送货人员将手工制作单据送到库房手中,库房根据公司审核盖章签字后的采购单,进行一一对应入库。现在上线快普软件,公司采购通过制定“采购订单”,发起采购流程,货品到货后,库房只需引用流程完毕的“采购订单”进行一一对应入库。

  B、销售出货、库存管理,均如采购一起,通过快普系统进行管理。这样公司减少了纸质手工单据的流通,避免因为单据遗失而带来的损失,让数据更为精准化。现在公司将进销存版块进行整合,采购和库房在这方面的效率提升了10—20%。通过这一环节,就为公司省下了1个人工成本,大大提升了工作效率,节约了人工成本。

  (2)、财务管理:

  简单举例“往来账务”和“开具发票”。

  在没有上线快普系统之前,我公司是通过“某友财务软件”进行财务账务的处理。虽然能够将账务处理得很清晰,但是整个公司财务和业务板块是独立的,没有办法做到精准核销、精准分析客户的往来账项。通过快普系统,财务在往来账务方面做到了精细化管理,如:

  A、押金/保证金管理:以前只能用传统的财务软件进行挂账,外加使用Excel进行明细登记。这样不能够很直观的看出每笔押金及保证金的情况。通过快普系统的上线,财务人员根据“客户押金”板块,就能将押金/保证金进行管理,如具体到款的时间、银行账户、经办人等重要信息。

  B、收付款的核销:通过快普系统上线,出纳核销账务能够精确到每一笔收入和支出,从而真正意义上脱离手工找单、配单。最大程度上提高了工作效率,将3天的工作时间缩短到1天可以完成。

  C、开具发票:快普系统中,我公司由业务部门申请发票的开具。各相关人员通过“销售发票”板块,将开票对应的出库单进行引用,做到一一对应,避免错开、漏开、多开,从而实现了开票零失误。
我公司通过快普系统中“财务管理”这一板块,直接将整个业务部门及库房管理部门进行整合。数据的共享,让公司的财务各岗位通过对应业务,进行数据提取,使财务报告分析更为全面化。

具体评价

  1、对员工:快普系统各版块设计简单明了、方便学习、容易上手。
  2、对管理者:快普系统如桥梁,将各个岗位、产品业务紧密连接起来,特别是针对一线员工使用移动端口进行管理,做到了人工成本、时间成本的高效管理。
  3、对企业:随着信息时代快速发展,快普系统的上线,使我公司有了一个平台将各个部门的业务进行整合。在快普与公司合作更为密切的同时,我公司也能够不断的进步,并且能够将更好的服务提供给客户。
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